Hoe de projectselectie vorm te geven en investeringsbudgetten te alloceren, is al decennia een frequent bestudeerd vraagstuk in de wetenschappelijke literatuur. Er zijn ook recentelijk nog diverse comprehensive literature reviews verschenen, zie bijvoorbeeld Sureka et al. (2022); Siziba and Hall (2021) en De Souza Michelon et al. (2020). Investeringsselectie (capital budgeting) fungeert als instrument om – beperkte – financiële middelen te verdelen tussen verschillende projecten en om de juiste investeringsbeslissingen te nemen. Investeringsselectie helpt daarnaast ook om de haalbaarheid van projecten te beoordelen (feasability), faciliteert meetbaarheid (measurability) en leidt tot verantwoordelijkheid (accountability), aldus Sureka et al. (2022). Investeringsselectie dient tevens als rechtvaardiging van investeringsbeslissingen (Leon et al. 2008).

Er zijn veel vormen van investeringsselectie. Een limitatief overzicht geven van de beschikbare methoden en technieken is dan ook bijna onmogelijk. Het werk van Daunfeldt and Hartwig (2011) vormt in dit artikel een vertrekpunt om hier toch invulling aan te geven. Deze auteurs beschrijven uiteindelijk een twaalftal methoden en technieken, die zijn weergegeven in tabel 1. Al deze methoden en technieken hebben voor- en nadelen die samenhangen met het doel waarvoor ze worden gebruikt. Zo zijn sommige minder geschikt om verschillende investeringsmogelijkheden te vergelijken. Daarnaast zijn sommige enigszins achterhaald of vervangen door een aangepaste, meer geavanceerde methode. De technieken zijn ingedeeld naar het belangrijkste primaire kenmerk, namelijk het wel of niet rekening houden met de tijdwaarde van geld, de zogenaamde discounted cash flow. Daarbij blijven nog enkele technieken over die vanwege hun andere benadering niet in deze hoofdcategorie zijn in te delen.

Ofschoon inhoudelijk niet verder wordt ingegaan op deze methoden en technieken, is het wel noodzakelijk om ze hier te noemen. Er bestaat namelijk hoe dan ook een verband tussen de ex ante selectiefase, en de ex post realisatie ervan. Een voorbeeld om dit te verduidelijken. Als men de investeringsbeslissing baseert op de Netto Contante Waarde van het project, dan zijn er voorspellingen gedaan over de toekomstige operationele geldstromen (cash flows) van dat project. In het kader van de ex post monitoring, bijsturing, of evaluatie van het project (zie paragraaf 2.2) ligt het voor de hand om na te gaan in hoeverre de realisatie van deze cash flows overeenstemt met de voorspellingen ervan. Soortgelijke verbanden gelden voor alle technieken in tabel 1, waarbij geavanceerder technieken veelal beter om kunnen gaan met de aspecten die investeringen onzeker maken. Kortom: de keuze van de selectietechniek beïnvloedt de vorm en informatiewaarde van de ex post monitoring van het project.

Er wordt in deze paragrafen een nadrukkelijke scheiding aangebracht tussen de fases tot en met de investeringsbeslissing (ex ante) en de fases daarna (ex post). Deze “knip” is bewust gelegd, aangezien deze situatie zich ook in de literatuur voordoet. Er is in de afgelopen vijftig jaar een enorme hoeveelheid literatuur gewijd aan de fenomenen investeringsbesluitvorming en investeringsselectie, zie paragraaf 2.1. Onderzoek naar ex post fases als de projectcontrol(e) of post auditfase ontbreekt niettemin vrijwel volledig.

Dit is geen nieuw gegeven: al in 1979 wordt in de academische literatuur de te grote focus op de methodieken voor het rangschikken en selecteren van investeringen genoemd (Kim 1979). Scott and Petty (1984) herhalen dit argument, waarna Gordon and Pinches (1984) concluderen dat de post auditfase onderdeel is van het investeringsselectieproces. Gordon and Smith (1992) concluderen dat “In contrast to the extensive literature on the selection phase, relatively little has been written about the postaudit (control) phase of capital budgeting [..]” (p. 741). Een kleine twintig jaar later lijkt de handschoen die hiermee wordt neergelegd, nog steeds niet opgepakt, aangezien Burns and Walker (2008) concluderen dat er in deze periode weinig pogingen zijn ondernomen om de onderbelichte fases te onderzoeken. Dit terwijl de relevantie onverminderd aanwezig blijft: “Once projects are chosen, the evaluation of an individual project’s subsequent performance is usually either ignored or often inappropriately handled (p. 79)”. Ook de projectmanagementliteratuur biedt geen uitkomst, aangezien die zich vooral heeft ontwikkeld in de richting van de projectimplementatiefase (Lefley 2016).

In deze paragraaf wordt verder aansluiting gezocht bij de schaarse literatuur die wel ingaat op de ex post fases in het model van Lefley (2016). Termen die daar vaak gebruikt worden zijn projectmonitoring, investeringsanalyse en post (investment) audit.

Levy and Sarnat (1986) hanteren als eerste de term ‘post-completion review’ (PCR). In hun definitie van deze term betreft dit de evaluatie van in het verleden gemaakte beslissingen en patronen. Dit met als ultiem doel het verbeteren van huidige forecasting- en evaluatiemethodes voor investeringsbesluitvorming.

Neale (1989) gebruikt de termen PCR en post audit als inwisselbaar. De auteur beschrijft tevens het onderscheid tussen projectmonitoring en de post audit. Beide zijn functies van projectcontrole, waarbij projectmonitoring een doorlopende activiteit is en de post audit veelal eenmalig in de tijd wordt uitgevoerd. Het belangrijkste doel van de PCR is het volgen van de projectvoortgang door het meten van de verschillen in performance met de initiële verwachting. Deze informatie heeft als doel niet zozeer het bijsturen op het huidige project als wel het genereren van negatieve feedback voor de verbetering van toekomstige investeringsvoorstellen. Projectmonitoring heeft als doel vroegtijdig afwijkingen te detecteren die ontstaan in vergelijking met de initiële rationale voor de investeringsbesluitvorming, zowel in financiële als in operationele zin. Waar post-completion review en post audit als uitwisselbaar kunnen worden beschouwd, is projectmonitoring dus anders in het moment van uitvoering.

Myers et al. (1991) beschrijven in hun artikel alleen de post audit, die verder beperkt gedefinieerd wordt. De auteurs geven wel duidelijk inzicht in de doelen van de post audit, waarbij zij er vier onderscheiden:

• dient als financieel controlemechanisme;
• voorziet in toekomstige informatie voor investeringsselectie;
• neemt mogelijke psychologische belemmeringen voor effectieve investeringsselectie weg;
• neemt mogelijke psychologische vooroordelen ten aanzien van toekomstige investerings­selectievoorstellen weg.

De bijdrage van Myers et al. (1991) bevat veel aandacht voor psychologische aspecten en het verband met de management control-literatuur rondom budgettering.

De noodzaak voor een financieel controlemechanisme en het voorzien in relevante informatie voor toekomstige investeringsselectie wordt bevestigd door verschillende andere studies. De Netto Contante Waarde (NCW) van een project is afhankelijk van de juistheid van de cashflow forecasts. Deze voorspellingen gaan, zoals eerder beschreven, gepaard met onzekerheid. Statman and Tyebjee (1985) laten zien dat deze onzekerheden doorgaans leiden tot een positieve ‘bias’: uitgaven worden te laag ingeschat en ontvangsten te hoog. Soares et al. (2007) tonen met een statistische analyse van investeringsplannen en hun uitkomsten aan dat de forecasting van de toekomstige cashflows significant negatief afwijkt voor de omzet, met een sterk effect op de EBITDA en nettowinst. Projectmonitoring (PCR, post audit) zou door het leereffect deze bias moeten kunnen verkleinen.

Azzone and Maccarrone (2001) maken een onderscheid tussen projectmonitoring en post audits op basis van reikwijdte – scope en diepgang – completeness. Hun invulling van het moment van uitvoeren van een post audit en de mogelijkheid om deze meer dan één keer uit te voeren, lijkt dan weer beide fases te omvatten waarin Neale (1989) een onderscheid maakt. De auteurs delen de doelstellingen van de post audit in naar drie categorieën: ondersteuning aan besluitvorming (Decisional Support), leren (Learning); en gedragsbeïnvloeding (Behavioural-related purposes). Ten aanzien van die laatste categorie wordt opgemerkt dat het problematisch kan zijn, gezien de duur van projecten en de niet altijd duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. De categorieën “ondersteuning aan besluitvorming” en “leren” overlappen in belangrijke mate met de doelen in de eerdergenoemde onderzoeken van Neale (1989) en Myers et al. (1991).

Hoewel het moeilijk is om een sluitende analyse te maken van alle relevante literatuur, kan toch een aantal zaken worden vastgesteld. Het blijkt dat de begrippen projectmonitoring en investeringsanalyse functioneel aan elkaar gelijk zijn. Hetzelfde geldt voor de ‘post completion review’ (PCR) en de ‘post audit’. Het onderscheid tussen deze twee gegroepeerde fenomenen bestaat in belangrijke mate uit het moment van uitvoering – gedurende of na afloop van een investering – en de looptijd van de uitvoering – continu of eenmalig.

Bij de bespreking van de voor- en nadelen en nadelen van PCR en post audits, merkt Neale (1989) op dat doel, en voor- en nadelen voor beide evenzeer gelden: “[..] the objectives of either activity, the expected and actual benefits and the shortcomings, both conceptual and operational, are likely to be substantially the same (p.311).” In veel gevallen worden de voor- en nadelen beschreven vanuit het post audit perspectief.

In voorgaande paragrafen is de literatuur op het gebied van projectmonitoring, PCR en post audits verkend. De verschillen in definities in de literatuur zijn geduid en de doelstellingen van projectmonitoring en post audits zijn beschreven. De doelstellingen van monitoring, bijsturing, en evaluatie van investeringen kunnen worden samengevat in: (1) ondersteuning aan de besluitvorming en (2) leren. Gedragsbeïnvloeding is hierbij buiten beschouwing gelaten, gezien de beperkte focus van de meeste artikelen op dit onderwerp en het daarmee samenhangende beperkte bewijs hiervoor.

In de verschillende fases van een project over tijd, vinden monitoring, bijsturing en evaluatie plaats. Dit heeft effect op beide doelstellingen. Zo kan er eerder worden ingegrepen op projecten, met een duidelijke onderbouwing. Eventueel kan dit zelfs leiden tot het onderbouwd stoppen van een investering, wat uiteindelijk de bedrijfsprestaties verbetert. Door projecten te monitoren, ontstaat er voor het betreffende project een reëler beeld van de cashflow(s). Dit kan ook een lerend effect hebben op de toekomstige investeringsselectie. Daarnaast leiden bijsturing en evaluatie tot verbeterde toekomstige investeringsbesluitvorming en zal duidelijker worden wat de succesfactoren van een investeringsproject zijn geweest.

Aandachtspunten om deze doelstellingen te halen zijn de mogelijke nadelen van projectmonitoring en post auditing. Zo is het nodig om na te denken over de projectselectie: niet elk project hoeft geëvalueerd te worden en niet elk project levert dezelfde waarde op voor toekomstige projectselectie. Monitoring, bijsturing en evaluatie kosten tijd en daarom is er capaciteit nodig binnen de organisatie om dit proces goed vorm te geven. Informatiesystemen kunnen daarin faciliteren, maar staan soms ook in de weg voor het verzamelen van relevante informatie. Tot slot is de methodiek die wordt gehanteerd voor de monitoring, bijsturing en evaluatie van investeringen van belang: de criteria ex post moeten immers goed aansluiten bij de criteria die zijn gehanteerd bij de investeringsselectie, zoals al eerder is beschreven.

Tot slot blijft de vraag gerechtvaardigd waarom projectmonitoring en postinvestment audits zo weinig aandacht krijgen in de theorie en in de praktijk. Gezaghebbende auteurs hebben immers herhaaldelijk en over een periode van tientallen jaren betoogd dat er onmiskenbare voordelen te behalen zijn, zie het hiervoor benoemde overzicht. Aan de andere kant zijn er ook onderbouwde nadelen en praktische problemen gepubliceerd, maar deze zijn geen van alle als onoverkomelijk gekenmerkt. Met andere woorden: de literatuur reikt geen doorslaggevende argumenten aan om het niet te doen. Waarom zijn er dan toch zo weinig praktische toepassingen? Het is niet goed mogelijk om op basis van de literatuur tot een bevredigend antwoord te komen op deze vraag. Deze bevinding is daarom mede aanleiding voor het casestudy onderzoek.

De Raad van Bestuur van KPN heeft – voor 2022 – 1,2 miljard euro aan investeringen onder beheer. Met de investeringen die hiermee gedaan kunnen worden, wordt geprobeerd de waarde van KPN te maximaliseren en het bedrijf toekomstbestendig te doen groeien. Daarbij spelen doelstellingen op het gebied van omzetgroei, kostenreductie en IT-rationalisatie een belangrijke rol. Voor aandeelhouders zijn zaken als return on investment, toekomstige cashflow en aandeelhouderswaarde uiteraard van belang. In toenemende mate zijn daarnaast ook maatschappelijke en sociale doelstellingen en actoren onderdeel van de besluitvorming en waardecreatie. KPN realiseert zich dit ook, blijkens het jaarverslag (Koninklijke KPN N.V. 2021). Hoe kan KPN, onder leiding van haar dagelijks bestuur, betere beslissingen maken op het gebied van haar langetermijninvesteringen? Welke parameters zijn van belang, welke aannames zijn onzeker en met welke belangen dient zij rekening te houden? Hoe blijft de langetermijnwaardecreatie geborgd, worden investeringsbesluiten geëvalueerd over tijd, kunnen aannames worden getoetst en op welke manier kunnen die leiden tot bijsturing?

In de afgelopen jaren heeft KPN veel ingezet op het eerste deel van bovenstaande vragen: besluitvormingsprocessen zijn opgetuigd, de besturing van de langetermijninvesteringen is ingericht en parameters zijn gekozen om investeringen aan te toetsen. Deze activiteiten richten zich echter vooral op de ex ante besluitvorming. Daarbij geldt dat elk besluit gebaseerd is op onvolledige informatie en daarmee ook zo goed is als de informatie die beschikbaar is. Het is dan ook van belang om de besluitvorming te toetsen, wanneer er nieuwe informatie voorhanden is. Deze oordeelsvorming ex post heeft minder aandacht gekregen in de afgelopen periode. Nu onder andere de investeringen in bijvoorbeeld glasvezel een aantal jaar onderweg zijn, rijst dan ook de vraag hoe hiermee omgegaan dient te worden: hoe te bepalen waar bij te sturen, welke informatie daarvoor nodig is en hoe de verbinding te leggen met die parameters die de basis vormden voor de initiële besluitvorming? Kortom, KPN wil een stap maken in de volwassenheid van haar investeringsanalyse ex post, die past bij het (ex ante) niveau van investeren en de maturiteit van verschillende investeringen.

Bovenstaand managementprobleem heeft geleid tot de volgende onderzoeksvraag: “Hoe kan KPN langetermijninvesteringen na acceptatie beter financieel monitoren, bijsturen en evalueren?”

Voor dit onderzoek is voor het empirische deel gekozen voor een casestudy. Dit type kwalitatief onderzoek sluit goed aan bij het doel dat met het onderzoek is gesteld. Allereerst is er sprake van een bestaande situatie van monitoring, evaluatie en bijsturing van investeringen binnen KPN. Om die situatie te beschrijven zijn er meerdere bronnen beschikbaar, waaronder formele documentatie als ook medewerkers die betrokken zijn bij deze activiteit. Daarnaast is de doelstelling om mogelijkheden tot verbetering (die de literatuur aandraagt) te toetsen op hun toepasbaarheid binnen KPN. Ook hiervoor kunnen documentanalyse en interviews ingezet worden.

De huidige inrichting van de besluitvorming op investeringen staat als eerste centraal. Hierbij worden separate interviews gehouden met tien relevante betrokkenen in dit proces: bestuurders van KPN (tot en met het niveau van de Raad van Bestuur), leden van de Strategic Investment Board en budgetverantwoordelijke managers. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de beschikbare documentatie, zoals gestandaardiseerde documentatie voor de beoordeling van investeringen. Er wordt bij de gegevensverzameling via interviews nadrukkelijk onderscheid gemaakt tussen de ex ante besluitvorming (die als eerste aan bod komt) en de fases daarna, zie paragraaf 3.3.

Volgens Hancock and Algozzine (2006) zijn een aantal principes leidend bij het verzamelen van informatie via interviews. Allereerst moet er een interviewprotocol worden opgesteld. In dit protocol worden open vragen opgesteld, die moeten leiden tot een antwoord op de onderzoeksvraag. Dit protocol is opgenomen in bijlage 1 bij dit onderzoek en is vooraf verstrekt aan de geïnterviewden. Het protocol is tot stand gekomen door gebruik te maken van zoveel mogelijk gevalideerde vragen. Deze vragen komen in belangrijke mate uit eerder onderzoek door Huikku (2007). De setting voor de interviews werd bepaald in overleg met de geïnterviewden op basis van gelegenheid en beschikbaarheid. De voorkeur ging uit naar fysieke interviews, maar in sommige gevallen is gekozen voor digitale interviews via Microsoft Teams. Voor fysieke interviews is gekozen voor opname via een mobiele telefoon. Voor interviews via Microsoft Teams is de opnamefunctionaliteit van dit programma gekozen, met instemming van de geïnterviewden. Door middel van verificatie van interpretaties bij de geïnterviewden en hun toestemming voor het gebruik ervan, wordt de juistheid geborgd van hetgeen wordt gepubliceerd. Tot slot is vooraf geëvalueerd welke kennis en informatie de geïnterviewde heeft van het onderwerp, om zo de relevantie van de geïnterviewde voor het onderzochte onderwerp te toetsen.

Op basis van de geanalyseerde documentatie en gevoerde interviews kunnen een aantal conclusies worden getrokken. Allereerst is waardecreatie een centraal begrip voor KPN bij het inrichten van het investeringsbesluitvormingsproces. Ten tweede is duidelijk geworden dat er, ondanks de aandacht die de investeringsselectiefase heeft gehad in de afgelopen jaren, nog ruimte is voor verbetering. Het uniformeren van business cases en financiële parameters bij het indienen van investeringsvoorstellen en het monitoren van de uitkomsten (baten) van de investeringen is nog beperkt ingericht.

De redenen die worden aangedragen voor de beperkte inrichting van monitoring en evaluatie, resoneren met de theorie. Het vormen van een uniform beeld van de investering en de prestaties van een investering worden bemoeilijkt door de organisatie-inrichting en de inrichting van de informatiesystemen. Verantwoordelijkheden binnen het investeringsbesluitvormingsproces zijn niet eenduidig en de beschikbare capaciteit voor het monitoren en evalueren van investeringen is te beperkt.

Verbetermogelijkheden voor het investeringsproces zijn te categoriseren in een aantal thema’s: proces, databeschikbaarheid en cultuur. Er is behoefte aan een eenduidiger proces om investeringsprojecten te besturen vanuit een anders ingerichte projectorganisatie. Ook het consequent uitvoering geven aan reeds bestaande processen is een veelgehoorde verbetering. Verbeterde data­beschikbaarheid, de koppeling tussen investeringen en baten over verschillende ‘business units’ heen, moet ‘benefit tracking’ mogelijk maken. Transparantie van budgetten en overleg over investeringen en daaruit voortkomende baten tussen afdelingen is een cultureel element dat kan bijdragen aan het succes van monitoring en evaluatie van investeringen.

In paragaaf 2 werden een aantal nadelen uit de literatuur besproken. Eén van deze nadelen betrof de noodzakelijke consistentie tussen de ex ante en ex post gehanteerde methodiek mede in relatie tot het disentanglement probleem. De bevindingen van de casestudy geven aanleiding te veronderstellen dat dit punt wezenlijk is (geweest) bij KPN. Paragraaf 3.3.1 laat immers zien dat het bedrijf een forse inspanning heeft moeten doen om het investerings­proces ex ante op een niveau te brengen dat ex post monitoring en analysis zinvol mogelijk maakt. Dit punt wordt door diverse interviewees veel nadrukkelijker benadrukt dan de andere nadelen, zoals bijvoorbeeld de cultuur. Het vormt een belangrijk obstakel en dat kan in andere praktijksituaties ook het geval zijn. Deze bevinding is overigens niet in lijn met Luikku (2007), die het disentanglement probleem toch vooral als een “theoretisch” probleem classificeert.