In februari van dit jaar kreeg ik een brief van de Kamer van Koophandel met de volgende tekst: “Volgens onze gegevens heeft u de jaarrekening over boekjaar 2016 nog niet gedeponeerd. Volgens de wet moet (bijna) iedere rechtspersoon jaarlijks zijn jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Wij adviseren u dringend de jaarrekening alsnog te (laten) deponeren. Het niet (tijdig) deponeren is namelijk strafbaar als economisch delict. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst kan een proces-verbaal opmaken op basis waarvan het Openbaar Ministerie een geldboete kan opleggen of de zaak aanhangig kan maken bij de rechter. Als u alsnog aan de deponeringsverplichting voldoet, kan de officier van justitie dit meewegen in de beslissing rond een strafrechtelijk vervolg. Het is wettelijk niet mogelijk om uitstel te verkrijgen voor het deponeren van de jaarrekening.”

Ik schrok, want ik was in de veronderstelling dat ik de cijfers van mijn twee BV’s – een beheer-BV en een werk-BV – al lang had gedeponeerd. Ik ben toen gelijk de administratie ingedoken en zag dat ik op 7 september 2017 de 2016-cijfers van de beheer-BV had gedeponeerd. Voor het eerst digitaal, want BV’s in de bedrijfsklasse micro en klein kunnen hun cijfers met ingang van boekjaar 2016 uitsluitend en alleen nog via internet deponeren. Daarnaast vond ik een aantekening dat het me niet was gelukt om de cijfers van de werk-BV in het systeem van de Kamer van Koophandel in te voeren en dat ik daarover nog met haar contact ging opnemen. Dat laatste was me dus ontschoten, maar de brandbrief was genoeg reden om onmiddellijk de Kamer van Koophandel te bellen, want ‘een strafrechtelijk vervolg’ wilde ik natuurlijk voorkomen. En wat bleek? Iedere BV heeft een eigen toegangscode en van de werk-BV had ik die nog niet. Het kon dus niet via de toegangscode van de beheer-BV wat ik – digibeet die ik ben – ten onrechte had verwacht. Ik heb direct een toegangscode voor de werk-BV aangevraagd en op 13 februari 2018 uiteindelijk ook de 2016-cijfers van de werk-BV gedeponeerd.

Maar waar hebben we het eigenlijk over als we het hebben over de verplichting om de jaarrekening te deponeren? Wat houdt die verplichting concreet in, heeft het enig nut en is er (nog) behoefte aan? De wet onderscheidt grote, middelgrote, kleine en – met ingang van boekjaar 2016 ook – microrechtspersonen. In de tabel 1 heb ik de criteria opgenomen aan de hand waarvan rechtspersonen worden ingedeeld: een rechtspersoon behoort tot een bepaalde groottecategorie zodra hij op twee opeenvolgende balansdata voldoet aan ten minste twee van de drie criteria. Daarnaast heb ik in de tabel bij iedere groottecategorie vermeld om hoeveel rechtspersonen het gaat en (tussen haakjes) wat haar relatieve aandeel is.

Tabel 1.Download as CSV 

Criteria voor de indeling in micro-, kleine, middelgrote en grote rechtspersonen (artikel 2:395a, 2:396 en 2:397 BW)¹.

	Micro 654.192 (94,4%)	Klein 29.106 (4,2%)	Middelgroot 5.544 (0,8%)	Groot 4.158 (0,6%)
Waarde activa	≤ € 350.000	≤ € 6 miljoen	≤ € 20 miljoen	> € 20 miljoen
Netto-omzet	≤ € 700.000	≤ € 12 miljoen	≤ € 40 miljoen	> € 40 miljoen
Aantal werknemers	< 10	< 50	< 250	≥ 250

Grote en middelgrote rechtspersonen worden geacht de door hen opgemaakte en door een accountant gecontroleerde jaarrekening door middel van deponering (vrijwel) compleet openbaar te maken. Kleine en microrechtspersonen daarentegen zijn niet controleplichtig en kunnen profiteren van een groot aantal vrijstellingen en vereenvoudigingen ten aanzien van de op te maken jaarrekening en de te deponeren cijfers. Ik heb het bij kleine en microrechtspersonen bewust over ‘de te deponeren cijfers’ in plaats van ‘de te deponeren jaarrekening’, want van een te deponeren jaarrekening is hier feitelijk geen sprake. In de brief die ik van de Kamer van Koophandel heb ontvangen, wordt dan ook ten onrechte gesproken over ‘jaarrekening’. Kleine rechtspersonen kunnen immers volstaan met het deponeren van een gecomprimeerde balans met toelichting en microrechtspersonen kunnen het – met ingang van boekjaar 2016 dus – zelfs laten bij een zeer summiere balans bestaande uit de posten vaste activa, vlottende activa, eigen vermogen, voorzieningen en schulden, zonder enige toelichting op de waarderingsgrondslagen die bij het opstellen van die balans zijn toegepast. Bij microrechtspersonen is het dus geheel onduidelijk op welke wijze de gedeponeerde cijfers zijn berekend. We hebben het dan over 94,4% van de rechtspersonen – waaronder mijn twee bv’s – die moeten deponeren. Daar komt nog bij dat microrechtspersonen niet tegen marktwaarde mogen waarderen, terwijl waardering van bijvoorbeeld beleggingen in vastgoed of effecten tegen marktwaarde in plaats van tegen kostprijs doorgaans leidt tot een getrouwer beeld van de financiële positie van de rechtspersoon. Ook kunnen microrechtspersonen de verantwoording van bijvoorbeeld huurkosten afhankelijk stellen van het moment van betaling wat regelrecht in strijd is met een van de grondbeginselen van de financiële verslaggeving, namelijk het toerekeningsbeginsel. Dit alles in combinatie met het feit dat de cijfers over het algemeen niet door een accountant zullen zijn gecontroleerd en vaak pas twaalf maanden na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd, maakt de cijferopstellingen van microrechtspersonen compleet waardeloos. Dat geldt ook – zij het in mindere mate – voor de 4,2% die als kleine rechtspersoon kwalificeert.

De deponeringsverplichting voor kleine en microrechtspersonen kan wat mij betreft dan ook worden afgeschaft. ‘Marktwerking’ zal ervoor zorgen dat ook zonder deponeringsverplichting de nodige informatiestromen blijven bestaan. Doorgaans is er een beperkt aantal belanghebbenden (de huisbankier bijvoorbeeld) die de benodigde informatie rechtstreeks bij de onderneming kunnen opvragen en niet afhankelijk zijn van de gedeponeerde cijfers. De deponeringsverplichting kan zonder meer worden beperkt tot de 1,4% controleplichtige grote en middelgrote rechtspersonen. Dit zou overigens gepaard moeten gaan met een verkorting van de maximale deponeringstermijn wat in het huidige digitale tijdperk geen probleem zou moeten zijn. Want wat is nog de relevantie van een jaarrekening die twaalf maanden na balansdatum openbaar wordt gemaakt? Afschaffing van de deponeringsverplichting voor kleine en microrechtspersonen zou tot grote kostenbesparingen leiden. Niet alleen bij de meer dan 680.000 rechtspersonen die het betreft, maar vooral ook bij de Kamer van Koophandel en - niet te vergeten – het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst. Maar voor een inperking van de deponeringsverplichting in Nederland moet eerst de richtlijn van de Europese Unie worden aangepast waarop het Nederlandse jaarrekeningrecht is gebaseerd en helaas zit dat op dit moment niet in de pijplijn.²

Nog even terug naar mijn eigen BV’s. Voor mijn gevoel ben ik dus bezig geweest met een zinloze exercitie toen ik de (nietszeggende) cijfers van mijn BV’s in het systeem van de Kamer van Koophandel heb ingevoerd. Nou… helemaal zinloos was het ook alweer niet. Ik heb in ieder geval ‘een strafrechtelijk vervolg’ voorkomen… althans dat hoop ik.