Print
Beschikbaarheid en kwaliteit van het bestuursverslag van grote en middelgrote rechtspersonen
expand article infoRuud G. A. Vergoossen§|, Ferdy van Beest§
‡ Nyenrode Business Universiteit, Maastricht, Netherlands
§ Nyenrode Business Universiteit, Breukelen, Netherlands
| Universiteit Maastricht, Maastricht, Netherlands
Open Access

Samenvatting

Grote en middelgrote rechtspersonen die verplicht een bestuursverslag moeten opstellen, mogen de deponering van het bestuursverslag bij het handelsregister achterwege laten indien zij het in plaats daarvan ten kantore van de rechtspersoon ter inzage van een ieder houden, op verzoek een afschrift tegen maximaal de kostprijs verstrekken en van het niet-deponeren en de terinzagelegging melding maken bij het handelsregister. We hebben onderzoek gedaan naar de beschikbaarheid en de kwaliteit van zowel de gedeponeerde als de niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen over het boekjaar 2017 van grote en middelgrote rechtspersonen.

In ons onderzoek komt naar voren dat slechts circa één op de drie rechtspersonen het bestuursverslag deponeert en dat deponering vaak laat of te laat plaatsvindt doordat gebruik wordt gemaakt van een uitstelmogelijkheid die de wet biedt c.q. wettelijke termijnen worden overschreden. Daarnaast blijkt het met de beschikbaarheid van de niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen over het algemeen slecht te zijn gesteld, doordat rechtspersonen (zeer) terughoudend, afwijzend of in het geheel niet reageren op een inzageverzoek. Het lijkt erop dat de introductie van de deponering in XBRL-formaat voor middelgrote rechtspersonen ertoe heeft geleid dat minder middelgrote rechtspersonen het bestuursverslag deponeren. Voor wat betreft de kwaliteit van de bestuursverslagen, tonen onze onderzoeksresultaten aan dat gedeponeerde bestuursverslagen significant beter zijn dan de niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen en dat er een significant positief verband bestaat tussen de omvang en de kwaliteit van bestuursverslagen.

De onderzoeksbevindingen zijn voor ons aanleiding te pleiten voor een verplichte deponering van het bestuursverslag door grote en middelgrote rechtspersonen. Daarnaast vinden we dat de maximale deponeringstermijn voor grote en middelgrote rechtspersonen kan worden verkort, zodat bestuursverslagen eerder beschikbaar zijn.

Trefwoorden

Externe verslaggeving, bestuursverslag, deponering

Relevantie voor de praktijk

De onderzoeksresultaten geven inzicht in de beschikbaarheid en de kwaliteit van het bestuursverslag van grote en middelgrote rechtspersonen en zijn relevant voor zowel controlerend accountants, toezichthoudende organen en regelgevende instanties als voor de opstellers en gebruikers van bestuursverslagen.

1. Inleiding

In dit artikel doen we verslag van een empirisch onderzoek naar de beschikbaarheid en de kwaliteit van de bestuursverslagen die door grote en middelgrote rechtspersonen worden opgesteld.1 Zij moeten – in tegenstelling tot kleine rechtspersonen en microrechtspersonen – een bestuursverslag opstellen en moeten hun jaarrekening laten controleren door een externe accountant. De gecontroleerde jaarrekening en het bestuursverslag moeten – samen met de overige gegevens – worden gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Deponering van het bestuursverslag en delen van de overige gegevens mogen echter achterwege blijven, indien die stukken ten kantore van de rechtspersoon ter inzage van een ieder worden gehouden en op verzoek een volledig of gedeeltelijk afschrift daarvan tegen maximaal de kostprijs wordt verstrekt en van de terinzagelegging melding wordt gemaakt bij het handelsregister (art. 2:394.4 BW).

Ons onderzoek is een vervolg op de studie van Vergoossen and Meershoek (2018) die betrekking heeft op de jaarstukken over het boekjaar 2015. Zij laten zien dat circa één op de drie controleplichtige rechtspersonen het bestuursverslag deponeert en dat slechts een kwart van de rechtspersonen die het bestuursverslag niet deponeren, reageert op een (eerste) verzoek om het bestuursverslag toe te zenden of in te zien. Vergoossen and Meershoek (2018) hebben echter niet de kwaliteit van de beschikbare bestuursverslagen onder de loep genomen en zijn ook niet nagegaan of de niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen daadwerkelijk zijn in te zien. We zullen in ons onderzoek dat betrekking heeft op de bestuursverslagen over het boekjaar 2017, naast de beschikbaarheid ook aandacht besteden aan de kwaliteit van de bestuursverslagen.

In de volgende paragraaf wordt de onderzoeksopzet nader uiteengezet. De onderzoeksresultaten komen in paragraaf 3 aan de orde. Zij worden – voor zover mogelijk en relevant – vergeleken met de bevindingen van Vergoossen and Meershoek (2018). Het artikel sluiten we af met een evaluatie.

2. Onderzoeksopzet

Object van onderzoek zijn de bestuursverslagen over het boekjaar 2017 van grote en middelgrote rechtspersonen. De deponeringstermijn voor de jaarstukken (met niet-gebroken boekjaren) is uiterlijk op 1 januari 2019 afgelopen. Dit betekent dat de jaarstukken 2017 ten tijde van onze selectie (maart 2019) in principe beschikbaar zouden moeten zijn. De jaarstukken van kleine rechtspersonen en microrechtspersonen hebben we niet in het onderzoek betrokken, omdat zij – op grond van de vrijstellingsregeling ex artikel 2:396.7 respectievelijk 2:395a.6 BW – geen bestuursverslag hoeven op te stellen.

De selectie van de in het onderzoek te betrekken rechtspersonen heeft plaatsgevonden met behulp van Company.info.2 Op aselecte wijze is een steekproef getrokken uit de (niet-beursgenoteerde) grote en middelgrote naamloze vennootschappen (nv’s) en besloten vennootschappen (bv’s) die op het moment van de selectie de jaarstukken over het boekjaar 2017 hadden gedeponeerd. Daarbij zijn – overeenkomstig Vergoossen and Meershoek (2018) – gedeponeerde jaarstukken met een jaarrekening gebaseerd op de International Financial Reporting Standards (IFRS) niet geselecteerd.

Zoals uit Tabel 1 kan worden afgelezen, zijn in totaal 504 rechtspersonen in het onderzoek betrokken.

Onderzoekspopulatie ingedeeld naar omvang en rechtsvorm.

Grote rechtspersoon Middelgrote rechtspersoon Totaal
Naamloze vennootschap 24 10 34
Besloten vennootschap 171 299 470
Totaal 195 309 504

Beschikbaarheid bestuursverslag

De beschikbaarheid van bestuursverslagen is op de volgende aspecten onderzocht:

  • het wel of niet gedeponeerd zijn bij het handelsregister;
  • het wel of niet beschikbaar zijn van niet-gedeponeerde bestuursverslagen;
  • de snelheid waarmee de jaarstukken worden gedeponeerd.

Allereerst gaan we na in hoeverre de in het onderzoek betrokken controleplichtige rechtspersonen gebruikmaken van de in artikel 2:394.4 BW geboden faciliteit om het bestuursverslag niet te hoeven deponeren. Daarna onderzoeken we in hoeverre niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen daadwerkelijk beschikbaar zijn, dat wil zeggen op verzoek worden toegezonden dan wel kunnen worden ingezien. Ook hebben we in het kader van de beschikbaarheid gekeken naar de snelheid waarmee controleplichtige rechtspersonen hun jaarstukken deponeren. Zowel gedeponeerde als niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen zouden immers vanaf het moment van deponering van de jaarstukken beschikbaar moeten zijn.

Op grond van artikel 19a van de Handelsregisterwet en het daarop gebaseerde Besluit elektronische deponering handelsregister moeten middelgrote rechtspersonen met ingang van het boekjaar dat op of na 1 januari 2017 aanvangt hun jaarstukken in beginsel via SBR in XBRL-formaat deponeren.3 Middelgrote rechtspersonen die onderdeel uitmaken van een groep onder leiding van een grote rechtspersoon gevestigd in de Europese Unie zijn echter vooralsnog vrijgesteld van de verplichting om te deponeren in XBRL-formaat totdat die verplichting ook geldt voor de moedermaatschappij. We hebben onderzocht in hoeverre de introductie van XBRL invloed heeft op de deponering van het bestuursverslag door middelgrote rechtspersonen.

Kwaliteit bestuursverslag

De kwaliteit van de gedeponeerde en – voor zover beschikbaar – niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen is onderzocht aan de hand van de volgende informatie-elementen die zijn ontleend aan artikel 2:391.1-3 BW:

het bestuursverslag bevat een analyse van:

  1. 1. de toestand op balansdatum;
  2. 2. de ontwikkelingen gedurende het boekjaar;
  3. 3. de resultaten;

de analyse omvat ook niet-financiële prestatie-indicatoren inzake (alleen verplicht voor grote rechtspersonen):

  1. 4. milieu-aangelegenheden;
  2. 5. personeelsaangelegenheden;

het bestuursverslag geeft een beschrijving van:

  1. 6. risico’s en onzekerheden waarmee de rechtspersoon wordt geconfronteerd;

in het bestuursverslag worden mededelingen gedaan omtrent de verwachte gang van zaken ten aanzien van:

  1. 7. investeringen;
  2. 8. financiering;
  3. 9. personeelsbezetting;
  4. 10. omstandigheden waarvan de ontwikkeling van de omzet afhankelijk is;
  5. 11. omstandigheden waarvan de ontwikkeling van de rentabiliteit afhankelijk is;

in het bestuursverslag worden mededelingen gedaan over:

  1. 12. werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling;

in het bestuursverslag wordt vermeld:

  1. 13. hoe bijzondere gebeurtenissen na balansdatum waarmee in de jaarrekening geen rekening hoeft te worden gehouden de verwachtingen hebben beïnvloed;

in het bestuursverslag worden vermeld:

  1. 14. doelstellingen en beleid inzake risicobeheer ten aanzien van het gebruik van financiële instrumenten;

in het bestuursverslag wordt aandacht besteed aan:

  1. 15. prijsrisico’s;
  2. 16. kredietrisico’s;
  3. 17. liquiditeitsrisico’s;
  4. 18. kasstroomrisico’s.

Het is evident dat het ontbreken van bepaalde informatie-elementen in het bestuursverslag niet per definitie hoeft te betekenen dat de desbetreffende rechtspersoon de wettelijke bepalingen niet heeft nageleefd. Immers niet alle informatie-elementen hoeven altijd voor alle rechtspersonen van toepassing te zijn. Bij de duiding van de onderzoeksbevindingen zullen we hier rekening mee houden.

3. Onderzoeksresultaten

In deze paragraaf komen onze bevindingen ten aanzien van de hiervoor aangegeven onderzoekspunten aan de orde. De onderzoeksresultaten worden – voor zover mogelijk en opportuun – vergeleken met Vergoossen and Meershoek (2018).

Deponering bestuursverslag

Zoals gezegd, mogen grote en middelgrote rechtspersonen deponering van hun bestuursverslag achterwege laten, indien zij het bestuursverslag ten kantore van de rechtspersoon ter inzage van een ieder houden en op verzoek een volledig of gedeeltelijk afschrift daarvan tegen maximaal de kostprijs verstrekken en van de terinzagelegging melding maken bij het handelsregister (art. 2:394.4 BW).

In Tabel 2 is aangegeven in welke mate de gedeponeerde jaarstukken een bestuursverslag bevatten: bij 65,6% van de grote rechtspersonen en slechts bij 18,4% van de middelgrote rechtspersonen is dat het geval. De meeste andere rechtspersonen – 30,8% van de grote rechtspersonen en 74,8% van de middelgrote rechtspersonen – melden in de deponeringstukken dat zij gebruikmaken van de faciliteit die artikel 2:394.4 BW biedt en dat het (niet-gedeponeerde) bestuursverslag ter inzage ligt ten kantore van de rechtspersoon. De resterende 5,6% van de rechtspersonen hebben geen bestuursverslag gedeponeerd en bovendien geen melding gemaakt van een terinzagelegging. Het ontbreken van die melding is in strijd met artikel 2:394.4 BW. Chikwadraattoetsing laat zien dat er een significant verschil is tussen grote en middelgrote rechtspersonen voor wat betreft de categorieën ‘gedeponeerd’ en ‘niet gedeponeerd met melding terinzagelegging’ (χ2 = 89,757; p < 0,01).

Deponering bestuursverslag.

Bestuursverslag Grote rechtspersonen Middelgrote rechtspersonen Totaal
n % n % n %
Gedeponeerd 128 65,6 57 18,4 185 36,7
Niet gedeponeerd met melding terinzagelegging 60 30,8 231 74,8 291 57,7
Niet gedeponeerd zonder melding terinzagelegging 7 3,6 21 6,8 28 5,6
Totaal 195 100,0 309 100,0 504 100,0

Vergeleken met de studie van Vergoossen and Meershoek (2018), die betrekking heeft op boekjaar 2015, is de groep grote rechtspersonen die het bestuursverslag daadwerkelijk bij het handelsregister heeft gedeponeerd gestegen van 53% naar 65,6%, terwijl bij de middelgrote rechtspersonen juist sprake is van een daling van 22% naar 18,4%. De daling bij de middelgrote rechtspersonen houdt vermoedelijk verband met de introductie van de deponering in XBRL-formaat. Onder het kopje ‘Invloed XBRL’ gaan we hier verderop in deze paragraaf nader op in. Overigens is het percentage rechtspersonen dat geen bestuursverslag heeft gedeponeerd zonder daar melding van te maken, nauwelijks veranderd.

Beschikbaarheid niet-gedeponeerde bestuursverslagen

We hebben onderzocht in hoeverre niet-gedeponeerde bestuursverslagen daadwerkelijk beschikbaar zijn. Daartoe hebben we bij 301 van de in totaal 319 rechtspersonen die hun bestuursverslag over het boekjaar 2017 niet hebben gedeponeerd bij het handelsregister door middel van een e-mailbericht het bestuursverslag opgevraagd. Tabel 3 geeft een overzicht van de resultaten.

Beschikbaarheid niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen.

Beschikbaarheid Grote rechtspersonen Middelgrote rechtspersonen Totaal
n % n % n %
Bestuursverslag ontvangen na eerste verzoek 10 16,1 48 20,1 58 19,3
Bestuursverslag ingezien na eerste verzoek 9 14,5 10 4,2 19 6,3
Bestuursverslag ontvangen na herhaald verzoek 7 11,3 41 17,1 48 15,9
Bestuursverslag ingezien na herhaald verzoek 6 9,7 15 6,3 21 7,0
Melding dat bestuursverslag niet wordt verstrekt 2 3,2 9 3,8 11 3,7
Melding dat er geen bestuursverslag is 0 0,0 1 0,4 1 0,3
Geen enkele reactie 28 45,2 115 48,1 143 47,5
Totaal 62 100,0 239 100,0 301 100,0

Het blijkt dat 25,6% van de controleplichtige rechtspersonen die zijn aangeschreven, heeft gereageerd op het eerste verzoek en nog eens 22,9% op een herhaald verzoek: 35,2% door het bestuursverslag toe te zenden en 13,3% met een uitnodiging om het bestuursverslag ten kantore in te zien. Grote rechtspersonen reageren relatief vaker met een uitnodiging, terwijl middelgrote rechtspersonen vaker bereid zijn het bestuursverslag op te sturen. Chikwadraattoetsing laat zien dat dit verschil significant is (χ2 = 93,489; p < 0,01). Iets meer dan de helft van de rechtspersonen heeft in het geheel niet gereageerd of heeft het bestuursverslag niet beschikbaar gesteld.

De onderzoeksresultaten stemmen overeen met die van Vergoossen and Meershoek (2018) in die zin dat bij hen circa 25% van de controleplichtige rechtspersonen die zijn aangeschreven op een eerste verzoek heeft gereageerd. Vergoossen and Meershoek (2018) hebben in hun onderzoek echter vervolgens geen reminders gestuurd naar de rechtspersonen die niet hebben gereageerd.

Illustratief voor de over het algemeen slechte beschikbaarheid van niet-gedeponeerde bestuursverslagen zijn de volgende gevallen:

  • rechtspersonen die zonder opgaaf van reden in het geheel niet willen meewerken;
  • rechtspersonen die het bestuursverslag niet willen verstrekken en ook geen inzage willen geven, omdat we niet worden aangemerkt als belanghebbende;
  • een rechtspersoon die het bestuursverslag alleen na betaling van € 200 wil laten inzien, omdat er een directielid voor de inzage moet worden vrijgemaakt;
  • een rechtspersoon die pas na een bepaalde datum inzage kan geven, omdat ‘de persoon die erover gaat’ met vakantie is;
  • een rechtspersoon die van de onderzoeker – een Nyenrode-student – verlangt een geheimhoudingsverklaring te tekenen alvorens het bestuursverslag ter inzage te geven;
  • een rechtspersoon die Nyenrode belt om te vragen naar de beweegredenen om een student het bestuursverslag te laten opvragen;
  • een onderzoeker die door zijn leidinggevende bij de accountantsorganisatie waar hij werkzaam is, wordt gesommeerd te stoppen met het opvragen van bestuursverslagen. De leidinggevende doet dit op aandringen van een rechtspersoon waarvan de jaarrekening door de desbetreffende accountantsorganisatie wordt gecontroleerd.

Snelheid deponeren jaarstukken

In de wet zijn termijnen vastgelegd die gelden voor het opmaken en het vaststellen van de jaarrekening en voor het deponeren van de jaarstukken. We hebben onderzocht hoe snel de in het onderzoek betrokken controleplichtige rechtspersonen hun jaarstukken deponeren bij het handelsregister. Zoals eerder aangegeven, is dat niet alleen relevant voor de beschikbaarheid van de bestuursverslagen die samen met de andere jaarstukken zijn gedeponeerd. Ook de niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen zouden vanaf het moment van deponering van de (andere) jaarstukken beschikbaar moeten zijn, i.c. moeten kunnen worden ingezien.

Niet-beursgenoteerde nv’s en bv’s moeten hun jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken. Die termijn kan op grond van bijzondere omstandigheden door de aandeelhoudersvergadering met maximaal vijf maanden worden verlengd (art. 2:101.1 en 2:210.1 BW). De rechtspersonen zijn verplicht tot openbaarmaking van de jaarstukken binnen acht dagen na vaststelling van de jaarrekening (art. 2:394.1 BW). Verder is bepaald dat, indien de jaarrekening niet binnen zeven maanden na balansdatum is vastgesteld en geen verlenging van de opmaaktermijn heeft plaatsgevonden, het bestuur de opgemaakte jaarrekening moet deponeren met de vermelding dat deze nog niet is vastgesteld. Indien de aandeelhoudersvergadering de termijn voor het opmaken van de jaarrekening heeft verlengd dan moet binnen twee maanden na afloop van die termijn openbaarmaking hebben plaatsgevonden (art. 2:394.2 BW). In ieder geval moet de jaarrekening binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd (art. 2:394.3 BW).

In ons onderzoek komt naar voren dat grote rechtspersonen er gemiddeld 194 dagen over doen om hun jaarstukken over het boekjaar 2017 te deponeren en middelgrote rechtspersonen 216 dagen. Grote rechtspersonen deponeren aldus gemiddeld 22 dagen sneller dan middelgrote rechtspersonen.

De gemiddelde deponeringstermijnen zijn aanmerkelijk korter vergeleken met het onderzoek van Vergoossen and Meershoek (2018) dat betrekking heeft op de gedeponeerde jaarstukken over het boekjaar 2015. Bij grote rechtspersonen is de gemiddelde deponeringstermijn gedaald van 223 naar 194 dagen en bij middelgrote rechtspersonen is dat van 232 naar 216 dagen. Dit is hoogstwaarschijnlijk het gevolg van het inkorten van de verlengingstermijn voor het opmaken van de jaarrekening die met ingang van boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016 is teruggebracht van zes naar vijf maanden.

‘Gemiddeld’ genomen lijken de rechtspersonen binnen de gebruikelijke termijnen te acteren, uitgaande van de initiële opmaaktermijn van vijf maanden, een vaststellingstermijn van twee maanden en een termijn van acht dagen om te deponeren. In het geval het boekjaar gelijk loopt met het kalenderjaar is dat in totaal 220 of 221 dagen. Nadere beschouwing leert echter dat een groot deel van de rechtspersonen gebruik maakt van de mogelijkheid de opmaaktermijn te verlengen.

Tabel 4 laat zien dat 51,8% van de controleplichtige rechtspersonen de jaarrekening binnen vijf maanden na balansdatum opmaakt, 26,6 % tussen de vijf en 10 maanden na balansdatum en 20,2% pas na 10 maanden na balansdatum.4 Het blijkt dat grote rechtspersonen over het algemeen ‘beter presteren’ dan middelgrote rechtspersonen voor wat betreft het opmaken van de jaarrekening.

Opmaken jaarrekening.

Opmaakdatum c.q. datum accountantsverklaring* Grote rechtspersonen Middelgrote rechtspersonen Totaal
n % n % n %
Binnen vijf maanden na balansdatum 111 56,9 150 48,5 261 51,8
Na vijf, maar binnen 10 maanden na balansdatum 46 23,6 88 28,5 134 26,6
Na 10 maanden na balansdatum 38 19,5 64 20,7 102 20,2
Niet bekend 0 0,0 7 2,3 7 1,4
Totaal 195 100,0 309 100,0 504 100,0

Ongeveer de helft van de rechtspersonen maakt de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar op, terwijl de andere helft daar (veel) langer over doet en er kennelijk sprake is van bijzondere omstandigheden die rechtvaardigen dat de termijn voor het opmaken van de jaarrekening is verlengd. Dit roept de vraag op welke omstandigheden in de praktijk worden gezien als bijzonder. Rechtspersonen hoeven die omstandigheden niet te melden in de jaarrekening, maar er moet worden gedacht aan zaken als het nog niet bekend zijn van de cijfers, onenigheid tussen het bestuur en de raad van commissarissen, het verloren gaan van de administratie als gevolg van brand of overstroming of grote onzekerheid over de waardering van bepaalde posten in de jaarrekening (Kruit et al. 2018, pp. 77–78). Het lijkt ons niet aannemelijk dat bij bijna de helft van de rechtspersonen van dit soort omstandigheden sprake zal zijn.

Dat neemt niet weg dat er vergeleken met het onderzoek van Vergoossen and Meershoek (2018) sprake is van een verbetering: het deel van de rechtspersonen dat binnen vijf maanden na balansdatum de jaarrekening opmaakt, is gestegen van 45% naar 51,8% en het deel van de rechtspersonen dat na vijf maanden na balansdatum de jaarrekening opmaakt, is gedaald van 54% naar 46,8%. Het deel van de rechtspersonen dat de jaarrekening opmaakt na de maximale opmaaktermijn is daarentegen gestegen van 12% naar 20,2%. Dat houdt wellicht verband met de eerdergenoemde verkorting van de verlengingstermijn voor het opmaken van de jaarrekening met één maand.

Invloed XBRL

Uit ons onderzoek blijkt dat 203 middelgrote rechtspersonen (dat is 65,7%) hun jaarstukken (voor het eerst) in XBRL-formaat hebben gedeponeerd.5 We hebben onderzocht of de introductie van XBRL en de daarmee gepaard gaande en beoogde standaardisering van de deponering bij het handelsregister invloed heeft op het wel of niet deponeren van het bestuursverslag door middelgrote rechtspersonen. We hebben dat gedaan aan de hand van data uit het onderzoek van Vergoossen and Meershoek (2018). We zijn voor de 146 middelgrote rechtspersonen (dat is 22% van het totale aantal middelgrote rechtspersonen) die in dat onderzoek hun bestuursverslag over het boekjaar 2015 hebben gedeponeerd, nagegaan in hoeverre zij de jaarstukken over het boekjaar 2017 in XBRL-formaat hebben gedeponeerd en of het bestuursverslag er dan onderdeel van uitmaakt.

Van de 146 middelgrote rechtspersonen die het bestuursverslag hebben opgenomen in de gedeponeerde jaarstukken over het boekjaar 2015 hebben we van 102 de gedeponeerde jaarstukken over het boekjaar 2017 kunnen raadplegen: 49 in XBRL-formaat en 53 ‘op papier’.6 Tabel 5 laat zien dat de overgang naar XBRL bij middelgrote rechtspersonen samengaat met het niet meer in de gedeponeerde jaarstukken opnemen van het bestuursverslag. Van de middelgrote rechtspersonen die in XBRL-formaat hebben gedeponeerd, heeft maar liefst 81,6% het bestuursverslag niet meer opgenomen in de gedeponeerde jaarstukken, terwijl dat bij de middelgrote rechtspersonen die (nog) ‘op papier’ hebben gedeponeerd 11,3% is. Het lijkt erop dat de introductie van XBRL en de wijze waarop de data ten behoeve van deponering in XBRL-formaat moeten worden ingevoerd c.q. aangeleverd middelgrote rechtspersonen tot een heroverweging hebben gebracht ten aanzien van het wel of niet deponeren van het bestuursverslag.

Onze onderzoeksbevindingen sporen met die van Evink and Van der Tas (2018) die van 80 middelgrote rechtspersonen het deponeringsgedrag in relatie tot het gebruik van XBRL onder de loep hebben genomen.

Invloed XBRL op deponering bestuursverslag boekjaar 2017 (n = 146).

Bestuursverslag boekjaar 2017 Jaarstukken in XBRL-formaat gedeponeerd Jaarstukken ‘op papier’ gedeponeerd Totaal
n % n % n %
Gedeponeerd 9 18,4 47 88,7 56 54,9
Niet gedeponeerd 40 81,6 6 11,3 46 45,1
49 100,0 53 100,0 102 100,0
Geen gedeponeerde jaarstukken boekjaar 2017 44
Totaal 146

Kwaliteit bestuursverslag

De kwaliteit van de bestuursverslagen hebben we getoetst aan de hand van de eisen die de wet stelt aan de inhoud (art. 2:391.1-3 BW). Daarbij hebben we beoordeeld of de hiervoor in paragraaf 2 opgesomde informatie-elementen die uit de wet kunnen worden afgeleid (18 in totaal), worden ‘geraakt’ in de bestuursverslagen. We hebben echter niet de juistheid van de informatieverschaffing vastgesteld c.q. kunnen vaststellen. Datzelfde geldt voor de volledigheid van de informatieverschaffing, met name als gevolg van het feit dat niet alle informatie-elementen van toepassing hoeven te zijn en een tweetal informatie-elementen niet verplicht is voor middelgrote rechtspersonen (zie paragraaf 2). Dit betekent dat we de onderzoeksresultaten ten aanzien van de kwaliteit van de bestuursverslagen met enige voorzichtigheid moeten interpreteren.

We verwachten dat de kwaliteit van de bestuursverslagen afhankelijk is van de volgende variabelen:

  • de wijze waarop het bestuursverslag beschikbaar is (gesteld): gedeponeerd bij het handelsregister, naar ons gemaild/opgestuurd dan wel aan ons ter inzage gegeven ten kantore van de rechtspersoon;
  • de grootte van de rechtspersoon: groot dan wel middelgroot;
  • de grootte van de controlerende accountantsorganisatie: Big 4 (Deloitte, EY, KPMG, PwC) dan wel non-Big 4;
  • de deponeringstermijn van de jaarstukken: het aantal dagen tussen de balansdatum en de deponeringsdatum;
  • de omvang van het bestuursverslag: het aantal woorden.

In totaal hebben we de bestuursverslagen van 331 rechtspersonen kunnen bekijken: 185 bestuursverslagen zijn gedeponeerd bij het handelsregister, 106 zijn op ons verzoek naar ons gemaild/opgestuurd en 40 zijn op ons verzoek aan ons ter inzage gegeven (zie Tabel 2 en 3). Het gaat om 160 bestuursverslagen van grote tegen 171 bestuursverslagen van middelgrote rechtspersonen en het betreft 178 rechtspersonen waarvan de jaarrekening is gecontroleerd door een externe accountant verbonden aan een Big 4-accountantsorganisatie tegen 153 rechtspersonen met een externe accountant verbonden aan een andere accountantsorganisatie.

De minimale kwaliteitsscore is 5 (informatie-elementen) en de maximale kwaliteitsscore is 18 (informatie-elementen). De individuele kwaliteitsscores zijn normaal verdeeld, waarbij in 95–98% van de onderzochte bestuursverslagen aandacht is voor de volgende drie informatie-elementen: analyse van de toestand op balansdatum (95%), analyse van de ontwikkelingen gedurende het boekjaar (98%) en analyse van de resultaten (97%). Het minst vaak – dat wil zeggen in 33% van de onderzochte bestuursverslagen – is er aandacht voor het informatie-element ‘bijzondere gebeurtenissen na balansdatum waarmee in de jaarrekening geen rekening hoeft te worden gehouden’.

De gemiddelde kwaliteitsscore is 12,08 (σ = 3,26). De gemiddelde kwaliteitsscore van de gedeponeerde bestuursverslagen is 12,65 (σ = 3,27), die van gemailde/opgestuurde bestuursverslagen 11,20 (σ = 3,10) en die van ten kantore van de rechtspersoon ter inzage gegeven bestuursverslagen 12,00 (σ = 3,16). T-toetsing laat zien dat de gemiddelde kwaliteit van de gedeponeerde bestuursverslagen significant beter is dan die van de gemailde/opgestuurde of ten kantore van de rechtspersoon ter inzage gegeven bestuursverslagen (t = 3,624; p < 0,01).

Bij grote rechtspersonen is de gemiddelde kwaliteitsscore 12,52 (σ = 3,20) en bij middelgrote rechtspersonen is dat 11,67 (σ = 3,28). Dit verschil is significant (t = 2,375; p < 0,05). Datzelfde geldt voor het verschil tussen door Big 4 en non-Big 4 gecontroleerde jaarrekeningen. De gemiddelde kwaliteitsscore van 12,57 (σ = 3,27) bij Big 4 is significant hoger dan 11,51 (σ = 3,17) bij non-Big 4 (t = 2,956; p < 0,01). Bij middelgrote rechtspersonen die in XBRL-formaat deponeren is de gemiddelde kwaliteitsscore 11,18 (σ = 3,28) en bij middelgrote rechtspersonen die (nog) ‘op papier’ deponeren is dat 12,25 (σ = 3,14). Dit verschil is significant (t = 2,133; p < 0,05), maar omdat het wel of niet deponeren in XBRL-formaat alleen middelgrote rechtspersonen betreft, hebben we dat niet meegenomen in de regressie.

De deponeringstermijn zit tussen de 31 en 447 dagen en is gemiddeld 207 dagen (σ = 83). De omvang van de bestuursverslagen varieert van 18 tot 28.287 woorden met een gemiddelde van 2.452 woorden (σ = 3,25).7 Vanwege de scheefheid van de verdeling van het aantal woorden hebben we in de regressie de natuurlijke logaritme van het aantal woorden opgenomen.

Voor de multivariate analyse gebruiken we de volgende meervoudige regressie:

Kwaliteit Bestuursverslag = α + β1 BestuursverslagGedeponeerd + β2 Groot + β3 Big4+ β4 TijdDeponering + β5 LNOmvangBestuursverslag + β6 Solvabiliteit + β7 RvC + ε

De resultaten zijn opgenomen in Tabel 6.

Meervoudige regressieanalyse kwaliteit bestuursverslag.

Model Verwachting β Significantie
(Constant) + 1,870 ,322
BestuursverslagGedeponeerd + ,902 ,035**
Groot + -,319 ,431
Big4 + ,126 ,760
TijdDeponering +/- ,001 ,555
LNOmvangBestuursverslag + 2,715 ,000***
Solvabiliteit -,149 ,787
RvC ,186 ,656
Gecontroleerd voor bedrijfstak Ja
Adjusted R2 11,9 %

De resultaten kunnen als volgt worden geïnterpreteerd. Conform eerdere t-toetsing blijkt een gedeponeerd bestuursverslag een significant hogere kwaliteit te hebben dan een gemaild/opgestuurd bestuursverslag of een bestuursverslag dat ten kantore van de rechtspersoon is ingezien (β = 0,902; p < 0,05). Dit betekent grofweg dat indien een bestuursverslag ‘gewoon’ wordt gedeponeerd dit samengaat met een toename in kwaliteit van bijna een punt (5% van de totale maximale kwaliteitsscore). In tegenstelling tot onze verwachting blijkt uit de meervoudige regressie geen significant verband met de grootte van de rechtspersoon of de grootte van de accountantsorganisatie waaraan de controlerend accountant is verbonden. Ook blijkt de deponeringstermijn geen significant effect te hebben, met andere woorden het is niet zo dat rechtspersonen er langer over doen om de kwaliteit van het bestuursverslag te verbeteren. De omvang van het bestuursverslag heeft wel een significant effect (β = 2,715; p < 0,01), hetgeen betekent dat hoe uitgebreider het bestuursverslag hoe meer van de in de wet (art. 2:391.1-3 BW) genoemde informatie-elementen aan de orde komen. De resultaten zijn gecontroleerd voor de solvabiliteit van de rechtspersoon, de aanwezigheid van een raad van commissarissen en de bedrijfstak waarin de rechtspersoon met name acteert.

Omdat een tweetal informatie-elementen – niet-financiële prestatie-indicatoren inzake milieu-aangelegenheden en die inzake personeelsaangelegenheden – niet verplicht is voor middelgrote rechtspersonen (zie paragraaf 2), hebben we bovenstaande meervoudige regressie opnieuw uitgevoerd zonder die informatie-elementen. Dit leidt echter niet tot andere onderzoeksbevindingen.8

De vraag die zich overigens opdringt, is of de rechtspersonen die afwijzend of in het geheel niet hebben gereageerd op ons verzoek om een bestuursverslag toe te sturen/te mogen inzien überhaupt een bestuursverslag hebben opgesteld en als ze dat wel hebben gedaan wat dan de kwaliteit van zo’n niet-gedeponeerd bestuursverslag is. Als we echter op de accountantsverklaringen afgaan die zijn afgegeven bij de bijbehorende gedeponeerde jaarrekening, is er in alle gevallen een bestuursverslag opgesteld dat verenigbaar is met de jaarrekening en dat voldoet aan de wettelijke vereisten.

4. Evaluatie

We hebben gezien dat een ruime meerderheid van de controleplichtige rechtspersonen het bestuursverslag niet deponeert, maar in plaats daarvan in de deponeringsstukken meldt dat het (niet-gedeponeerde) bestuursverslag ten kantore van de rechtspersoon ter inzage ligt. Het is echter de vraag of het nog langer wenselijk is dat de Nederlandse wetgever die mogelijkheid biedt. In ons onderzoek komt naar voren dat de beschikbaarheid van niet-gedeponeerde bestuursverslagen over het algemeen slecht is, doordat betrokken rechtspersonen vaak (zeer) terughoudend, afwijzend of in het geheel niet reageren op een (herhaald) verzoek om van de inhoud kennis te mogen nemen. We zien het ten kantore van de rechtspersoon ter inzage van ‘een ieder’ houden als een substituut van de deponering. Dat betekent in onze visie dat het inzage verlenen en het verstrekken van een afschrift in principe stante pede zou moeten plaatsvinden.

We voelen ons daarin gesterkt door de bepaling in de Europese Richtlijn Jaarrekening (Richtlijn 2013/34/EU) waarop artikel 2:394.4 BW is gebaseerd.9 Artikel 30.1 van die richtlijn geeft lidstaten van de Europese Unie de mogelijkheid om rechtspersonen vrij te stellen van de verplichting om het bestuursverslag openbaar te maken, indien op verzoek gemakkelijk een volledig of gedeeltelijk afschrift kan worden verkregen tegen een prijs die de daaraan verbonden administratieve lasten niet overstijgt.

Overigens zal het waarschijnlijk niet eenvoudig zijn om inzage of het verkrijgen van een afschrift af te dwingen bij rechtspersonen die dat weigeren. Hoewel op basis van artikel 2:394.7 BW iedere ‘belanghebbende’ dat van een rechtspersoon kan vorderen, is het maar de vraag of ‘een ieder’ (de in art. 2:394.4 BW gebruikte terminologie) wordt gezien als ‘belanghebbende’. Als de term ‘belanghebbende’ door de rechter hetzelfde wordt geïnterpreteerd als in afdeling 16 BW 2 inzake rechtspleging dan zal een dergelijke vordering niet zonder meer aan ‘een ieder’ worden toegewezen.

Behalve Nederland kennen uitsluitend Hongarije en Luxemburg een vrijstelling gebaseerd op artikel 30.1 van Richtlijn 2013/34/EU (Vergoossen and Meershoek 2018). We pleiten ervoor dat de Nederlandse wetgever het voorbeeld van de 25 andere lidstaten volgt die geen vrijstellingsmogelijkheid van de deponering van het bestuursverslag kennen. Niet-financiële informatie wordt steeds belangrijker en bovendien is er een tendens om die zoveel mogelijk te integreren met de financiële informatieverschaffing. Ook is informatie in het bestuursverslag nodig om de jaarrekening zinvol te interpreteren, zoals door de Raad voor de Jaarverslaggeving is verwoord in een stellige uitspraak (RJ 400.108).

Het lijkt erop dat middelgrote rechtspersonen die met ingang van boekjaar 2017 hun jaarstukken in XBRL-formaat moeten deponeren, de introductie van XBRL hebben aangegrepen om het bestuursverslag niet meer in de gedeponeerde jaarstukken op te nemen en in plaats daarvan over te gaan op een terinzagelegging. De digitalisering van het deponeringsproces is voor ons dan ook een extra reden om de mogelijkheid die de wet biedt om het bestuursverslag niet te hoeven deponeren, af te schaffen. Overigens blijkt bij de middelgrote rechtspersonen die het bestuursverslag wel deponeren dat de kwaliteit bij deponering in XBRL-formaat lager is dan bij deponering ‘op papier’.

Controleplichtige rechtspersonen die het bestuursverslag wel deponeren bij het handelsregister doen dat tegelijk met de deponering van de andere jaarstukken, dat wil zeggen de jaarrekening en de overige gegevens. Ons onderzoek laat zien dat veel controleplichtige rechtspersonen gebruikmaken van de wettelijke mogelijkheid om de termijn voor het opmaken van de jaarrekening op grond van bijzondere omstandigheden te verlengen, met als gevolg dat de jaarstukken dienovereenkomstig later worden gedeponeerd. Op basis van de door ons onderzochte deponeringsstukken hebben we niet kunnen vaststellen of er in die gevallen daadwerkelijk sprake is van omstandigheden die een verlenging van de opmaaktermijn rechtvaardigen. We pleiten er dan ook voor om controleplichtige rechtspersonen die op grond van bijzondere omstandigheden het opmaken van hun jaarrekening willen uitstellen, te verplichten expliciet mededeling te doen van die bijzondere omstandigheden. Wellicht dat door een dergelijke verplichting de prikkel om gebruik te maken van de uitstelmogelijkheid afneemt. Daarnaast vinden we dat de maximale deponeringstermijn voor controleplichtige rechtspersonen kan worden verkort. In het huidige digitale tijdperk zou het voor hen doorgaans toch geen probleem mogen zijn om binnen een maand of zes te publiceren.

Bij het trekken van conclusies ten aanzien van de kwaliteit van bestuursverslagen moeten we enige voorzichtigheid betrachten, omdat we niet altijd ondubbelzinnig de juistheid en volledigheid van de informatieverschaffing hebben kunnen vaststellen. Het lijkt er echter op dat de kwaliteit van de bij het handelsregister gedeponeerde bestuursverslagen significant beter is dan die van de niet-gedeponeerde, ter inzage gelegde bestuursverslagen. Bovendien ziet het ernaar uit dat er een significant positief verband bestaat tussen de omvang en de kwaliteit van bestuursverslagen.

Hoe het met de kwaliteit is gesteld van de bestuursverslagen waarover we niet hebben kunnen beschikken, blijft hoe dan ook een blinde vlek.

Prof. dr. R.G.A. Vergoossen RA is hoogleraar Externe Verslaggeving en directeur Center for Corporate Reporting, Finance & Tax, Nyenrode Business Universiteit en hoogleraar International Financial Accounting, Universiteit Maastricht.

Dr. F. van Beest is assistant professor Externe Verslaggeving, Nyenrode Business Universiteit en senior adviseur Audit, Flynth adviseurs en accountants.

Noten

1

Rechtspersonen worden als groot dan wel middelgroot aangemerkt als zij op twee opeenvolgende balansdata voldoen aan minimaal twee van de drie in de wet opgenomen groottecriteria met betrekking tot de waarde van de activa (het balanstotaal), de netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers (zie art. 2:396.1 en 397.1 BW).

2

Company.info is een online en up-to-date database waarin onder meer de door Nederlandse rechtspersonen bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel gedeponeerde jaarstukken zijn opgenomen.

3

SBR staat voor Standard Business Reporting en is een standaard voor de digitale uitwisseling van financiële informatie waarbij gebruik wordt gemaakt van de internationaal ontwikkelde eXtensible Business Reporting Language (XBRL).

4

Zoals aangegeven in paragraaf 2, is in maart 2019 een steekproef getrokken uit de op het moment van de steekproeftrekking daadwerkelijk gedeponeerde jaarstukken 2017 van (niet-beursgenoteerde) controleplichtige nv’s en bv’s. Dit betekent dat we niet hebben onderzocht in hoeverre (niet-beursgenoteerde) controleplichtige nv’s en bv’s op dat moment nog niet aan de deponeringsverplichting hadden voldaan.

5

In hoeverre de andere 106 middelgrote rechtspersonen (dat is 34,3%) gebruik hebben gemaakt van de vrijstelling omdat zij onderdeel uitmaken van een groep onder leiding van een grote rechtspersoon dan wel niet hebben voldaan aan de verplichte deponering in XBRL-formaat, hebben we niet nader onderzocht.

6

Dat we van 44 middelgrote rechtspersonen de gedeponeerde jaarstukken over het boekjaar 2017 niet hebben kunnen raadplegen, komt doordat die (nog) niet zijn gedeponeerd, doordat gebruik wordt gemaakt van de groepsvrijstellingsregeling ex artikel 2:403 BW of doordat de betrokken rechtspersoon niet meer is terug te vinden in de database van Company.info.

7

Bij een nadere beschouwing van het bestuursverslag van 18 woorden hebben we vastgesteld dat het gaat om een in de deponeringsstukken ‘afgeplakt’ bestuursverslag. Alleen de introductie (van 18 woorden) is zichtbaar. We hebben dit bestuursverslag dan ook verder niet meegenomen in de analyse. Het kleinste bestuursverslag door ons meegenomen in het onderzoek bestaat uit 142 woorden.

8

We hebben tevens een meervoudige regressie uitgevoerd waarin we de omvang van het bestuursverslag (LNOmvangBestuursverslag) niet hebben opgenomen als onafhankelijke variabele, omdat die variabele ook zou kunnen worden gezien als een alternatieve maatstaf voor de kwaliteit van het bestuursverslag. Deze meervoudige regressie levert geen nieuwe gezichtspunten op, behoudens dat de aanwezigheid van een raad van commissarissen (RvC) marginaal significant wordt. Als we in een meervoudige regressie de omvang van het bestuursverslag als afhankelijke variabele nemen, komt er geen significant verband met de wijze waarop het bestuursverslag beschikbaar is (BestuursverslagGedeponeerd) naar voren maar wel met de grootte van de rechtspersoon (Groot) en de grootte van de controlerende accountantsorganisatie (Big4).

9

Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en van de Raad van 26 juni 2013 betreffende de jaarlijkse financiële overzichten, geconsolideerde financiële overzichten en aanverwante verslagen van bepaalde ondernemingsvormen, tot wijziging van Richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijnen 78/660/EEG en 83/349/EEG van de Raad.

Literatuur

  • Evink HM, Van der Tas LG (2018) Digitalisering van de jaarrekening – Het gebruik van XBRL in gedeponeerde jaarrekeningen van middelgrote ondernemingen. Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie 92(11/12): 361–373. https://doi.org/10.5117/mab.92.30421
  • Kruit R, Van Limpt T, Pronk M, Visser S (2018) Handboek jaarrekening. Wolters Kluwer (Deventer).
  • Vergoossen RGA, Meershoek AWJ (2018) De gedeponeerde jaarstukken van controleplichtige rechtspersonen. Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie 92(3/4): 97–109. https://doi.org/10.5117/mab.92.24968