De opwaardering van niet-financiële informatie in het bestuursverslag kwam nadrukkelijk tot uiting op 21 april 2021 met de publicatie van de concept Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)³ door de Europese Commissie (EC). Deze publicatie dient bezien te worden in de context van de Europese Green Deal en de enorme taakstelling die de EC op zich heeft genomen in het mitigeren van de klimaatrisico’s. De CSRD herziet het Besluit NFI en geeft zowel een aanzienlijke uitbreiding van het toepassingsgebied (organisaties van openbaar belang en grote niet-beursgenoteerde rechtspersonen) als van de aard en omvang van te verstrekken informatie. De term niet-financiële informatie vervalt en wordt vervangen door duurzaamheidsinformatie. Verder is het van belang op te merken dat de mogelijkheid die nu nog bestaat om duurzaamheidsinformatie in een afzonderlijk verslag op te nemen komt te vervallen. In de toekomst dient duurzaamheidsverslaggeving hierdoor een verplicht onderdeel te worden van het bestuursverslag. De CSRD wijst op de belangrijke en gewenste connectie tussen financiële informatie en duurzaamheidsinformatie die publicatie in hetzelfde verslag rechtvaardigt. De relatie die, zij het in bescheiden en niet uitgewerkte mate, al te vinden is in het genoemde artikel 391. De CSRD kent een zeer ambitieuze tijdlijn: gestreefd wordt om deze te laten ingaan voor boekjaren vanaf 1 januari 2023.

Naast de voornoemde ontwikkeling, die ik gemakshalve onder de noemer breng van geïntegreerde verslaggeving, is er nog een andere ontwikkeling gaande die, in het kader van informatieontsluiting door ondernemingen en het nut daarvan voor de informatiegebruikers, van groot belang is. En dat betreft de voortschrijdende digitalisering en standaardisering van externe verslaggeving door rechtspersonen. Allereerst geldt dat sinds 2017 middelgrote rechtspersonen hun jaarrekening elektronisch moeten deponeren via XBRL. De verwachting is dat grote rechtspersonen volgen vanaf het boekjaar 2022. XBRL is een open standaard om gegevens uit te wisselen via het internet (HTML) en levert door het gebruik van een standaardindeling (taxonomie) een voordeel op in het geautomatiseerd verzamelen en verwerken van bedrijfsinformatie. Ook ondernemingen genoteerd op een gereglementeerde beurs in de EU zijn inmiddels verplicht delen van hun jaarrekening via een elektronisch platform (ESEF) en via een vastgestelde taxonomie te deponeren via een XBRL-variant die (ook) voor de mens leesbare overzichten kan genereren. De bedoeling is dat vanaf het boekjaar 2022 de gehele geconsolideerde jaarrekening via XBRL gedeponeerd wordt.

Ook de CSRD anticipeert op ontsluiting via een elektronisch platform voor niet alleen de jaarrekening maar tegelijkertijd ook het bestuursverslag. Het bestuursverslag dient voor dit doel eveneens via een taxonomie gestructureerd te worden zodat informatie-elementen aan een vastgestelde digitale kapstok kunnen worden opgehangen hetgeen het zoeken en vergelijken van informatie zal faciliteren. Zeker ten opzichte van het alternatief waar de gebruiker van de jaarrekening nu nog zijn toevlucht tot moet zoeken: het bellen of zelfs langsgaan bij het kantoor om het bestuursverslag aan te vragen respectievelijk in te zien. In termen van efficiëntie van data-analyse staan hier uitersten tegenover elkaar.

Het bovenstaand overziend kan geconstateerd worden dat met ingang van het boekjaar 2022 respectievelijk 2023 een aantal belangrijke veranderingen op stapel staat in de ontsluiting van informatie door rechtspersonen. Verdere digitalisering van de publicatie van de jaarrekening van grote rechtspersonen (XBRL) en beursgenoteerde rechtspersonen (ESEF) en verdere uitbreiding van duurzaamheidsinformatie die in het bestuursverslag dient te worden opgenomen. Het maakt de wijze van openbaarmaking van het bestuursverslag des te relevanter. Verwacht zou toch mogen worden dat alle informatie gelijktijdig op dezelfde wijze wordt aangeboden aan het maatschappelijk verkeer. Maar laat dit in Nederland nu niet het geval zijn.

De verbinding tussen jaarrekening en bestuursverslag wordt op basis van de huidige regelgeving wel aangebracht door de accountant in zijn controleverklaring. Sinds 2016 dient de accountant te verklaren dat het bestuursverslag niet alleen verenigbaar is met de jaarrekening maar ook vrij is van materiële fouten. Dit op basis van de informatie die hij tijdens zijn controle heeft opgedaan. Deze verklaring moet worden gedeponeerd bij het handelsregister. Het lijkt voor de hand te liggen om alle stukken die de accountant in zijn oordeel heeft meegenomen op gelijke wijze te publiceren ter wille van de informatiegebruiker die het geheel van informatie in zijn oordeel zal willen betrekken.

De plicht tot openbaarmaking van het bestuursverslag volgt uit de Europese Jaarrekeningrichtlijn (2013/34/EU) en daarvoor was deze plicht opgenomen in de Vierde EEG-Richtlijn van 25 juli 1978. In deze Richtlijnen was ook opgenomen dat de plicht slechts van toepassing is op middelgrote en grote rechtspersonen. De EEG/EU heeft Lidstaten de optie gegeven om publicatie mogelijk te maken door inzage op het kantoor van de rechtspersoon. In artikel 30.1 van de EU-Jaarrekeningrichtlijn wordt wel als voorwaarde voor deze vrijstelling gesteld dat het gemakkelijk moet zijn om een afschrift te verkrijgen tegen ten hoogste de kostprijs. Opmerkelijk is dat het woord ‘gemakkelijk’ is toegevoegd ten opzichte van het verder gelijk luidende artikel in de Vierde Richtlijn (artikel 47 lid 1).⁴ Vergoossen and Meershoek (2018) hebben uitgezocht dat naast Nederland alleen Luxemburg en Hongarije van deze Lidstaatoptie gebruik hebben gemaakt.⁵

In de praktijk wordt gretig gebruik gemaakt van de optie om het bestuursverslag op het kantoor te bewaren. Vergoossen and Van Beest (2019) zijn in hun onderzoek naar de beschikbaarheid van bestuursverslagen de wijze van deponering nagegaan bij 504 middelgrote en grote rechtspersonen. Slechts 36% deponeerde het bestuursverslag bij het handelsregister. Grote rechtsrechtspersonen bleken naar verhouding aanzienlijk vaker (65%) te deponeren dan middelgrote rechtspersonen (18%). Bij deze laatste groep rechtspersonen was een daling te constateren ten opzichte van een eerder onderzoek (Vergoossen and Meershoek 2018) naar de beschikbaarheid van bestuursverslagen over het boekjaar 2015. De onderzoekers brengen deze daling in verband met de introductie van XBRL dat vanaf het boekjaar 2017 geldt. Van de 146 middelgrote rechtspersonen die het bestuursverslag over het boekjaar 2015 hebben opgenomen in de gedeponeerde jaarstukken hebben 42 rechtspersonen voor wat betreft het boekjaar 2017 niet meer de handelsregisterroute gekozen.⁶ Te vrezen valt dat eenzelfde effect zal optreden als grote rechtspersonen dienen over te gaan op deponering van de jaarstukken via XBRL tenzij een verplichting door de Europese Unie bij het effectief worden van de CSRD ook wordt opgelegd voor de deponering van het bestuursverslag. Gebeurt dat echter niet dan kan de verplichte deponering via XBRL een aan haar doel tegengesteld effect krijgen: de kwaliteit van ontsluiting van informatie in het bestuursverslag vermindert doordat meer rechtspersonen kiezen voor het ter inzage leggen van dit document op het kantoor.

Het ten kantore deponeren moet beschouwd worden als een wijze van openbaarmaking. Het kantoor fungeert feitelijk als verlengstuk van het handelsregister. Niet echt efficiënt maar er wordt in ieder geval aan het maatschappelijk verkeer geen informatie onthouden. Maar het gemakkelijk toegang krijgen tot het bestuursverslag is zeker geen vanzelfsprekendheid. Uit onderzoek van Vergoossen and Van Beest (2019) blijkt dat in bijna de helft van de gevallen simpelweg niet gereageerd wordt op een (herhaaldelijk gedane) aanvraag voor het inzien van het bestuursverslag. Bovendien zijn de bestuursverslagen die wel kunnen worden ingezien van mindere kwaliteit vergeleken met de gedeponeerde controlegroep. Het gaat nogmaals om informatie die op zijn minst ter inzage zou moeten staan ʻvoor een iederʼ (art. 2:394 lid 4 BW).

Dat de helft van de rechtspersonen niet reageert op het verzoek van de onderzoekers is ronduit schokkend zoals ik ook in Het Financieele Dagblad van 17 september 2021 heb betoogd.⁷ De zeven illustraties die Vergoossen and Van Beest (2019) hebben opgenomen als bewijs van de slechte beschikbaarheid van het bestuursverslag, geven aan dat het bestuur van de rechtspersonen de mening is toegedaan dat het bestuursverslag feitelijk een intern document is en dat de leiding zelf bepaalt aan wie het verslag wordt verstrekt. Dit is flagrant in strijd met zowel de tekst van EU-Richtlijn als de Nederlandse wettekst in het al aangehaalde vierde lid van artikel 394. Ook dient de rechtspersoon volgens ditzelfde lid bij het handelsregister een melding te maken dat het bestuursverslag op het kantoor ter inzage ligt.

Uit een recente uitspraak van de accountantskamer⁸ blijkt verder dat de wijze van deponering ook van invloed kan zijn op de wijze waarop het maatschappelijk verkeer wordt geïnformeerd over een gebleken ernstige tekortkoming in het bestuursverslag. De accountantskamer wijst erop dat de foutherstelprocedure van artikel 2:362 lid 6 BW niet alleen geldt voor de jaarrekening maar ook voor het bestuursverslag. De procedure komt erop neer dat zo snel mogelijk de foutcorrectie in een apart document moet worden gedeponeerd bij het handelsregister en dat deze voorzien moet zijn van een verklaring van de accountant. Maar deze foutherstelprocedure geldt niet voor bestuursverslagen die ten kantore ter inzage worden gehouden. De accountantskamer redeneert dat het bestuursverslag nu eenmaal niet bij het register is gedeponeerd. Het vervangen van de originele versie op het kantoor zelf zou dan kunnen volstaan. Zoals Dieleman (2021) terecht in zijn annotatie bij deze uitspraak opmerkt, kan deze versie dan evenwel blijven circuleren zonder dat de lezer weet dat deze ernstig tekortschiet in het geven van een getrouw beeld. Het handelsregister bevat immers geen vermelding die hem hierop opmerkzaam maakt.